Podstawowe dokumenty wymagane do każdej czynności w kancelarii notarialnej

Do umowy sprzedaży/darowizny nieruchomości niezbędne są dokumenty zawierające następujące dane:

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświadczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
  • jeżeli działka nie ma być wydzielana do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów informacyjnych),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (wydaje gmina),
  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo),
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

Do umowy sprzedaży/darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświadczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • opcjonalnie: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

Do zawarcia umowy majątkowej małżeńskej :

  • odpis aktu małżeństwa,
  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • wypis aktu notarialnego/orzeczenie Sądu wprowadzające inny ustrój niż ustrój wspólności majątkowej małżeńskiej w trakcie trwającego związku małżeńskiego.
  • W przypadku intercyzy wymagane są jedynie dokumenty tożsamości stron.

Do sporządzenia Aktu poświadczenia dziedziczenia:

  • odpis aktu zgonu spadkodawcy,
  • PESEL spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony)* ,
  • akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku,
  • dane osobowe biorących udział w czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.

Pełnomocnictwo do zbycia/nabycia nieruchomości/spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • dane osobowe pełnomocnika – imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
  • dane nieruchomości – najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej, lub zaświadczenie ze spółdzielni dla danego prawa.

Testament:

  • dane osobowe sporządzającego testament – to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania (dowód tożsamości);
  • dane osób powoływanych do spadku – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL;
  • w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej);
  • w przypadku zapisu windykacyjnego dane przedmiotu zapisu windykacyjnego (księga wieczysta, zaświadczenie ze spółdzielni, dowód posiadania uprawnienia podlegającego dziedziczeniu).

Oświadczenie o przyjęciu / odrzuceniu spadku:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
  • informacje o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek,
  • wypisy aktów notarialnych/ odpis protokołu, w których zawarto oświadczenie o odrzuceniu spadku poprzednika wyprzedzającego daną osobę w dziedziczeniu (krąg spadkobierców).
  • *** UWAGA !!! z treści Postanowienia Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 28.09.2016 r. w sprawie o sygnaturze akt III CSK 329/15 oraz o treści Postanowienia Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 13.12.2012 r. w sprawie o sygnaturze akt V CSK 18/12, z których wynika między innymi, że:    –     jeżeli spadkobierca nie ma zdolności do czynności prawnych (małoletni), początkiem terminu w stosunku do niego jest dzień, w którym o tytule jego powołania dowiedział się jego przedstawiciel ustawowy (rodzic);

    –     termin zawity prawa materialnego oznacza, że z chwilą jego upływu wygasa uprawnienie do skorzystania z tego prawa podmiotowego, a oświadczenie złożone po upływie terminu nie wywołuje żadnych skutków prawnych;

    –     jeżeli w czasie biegu terminu zawitego przewidzianego w art. 1015 § 1 KC przedstawiciel ustawowy zamierzający odrzucić spadek w imieniu małoletniego złoży stosowny wniosek do sądu opiekuńczego, termin ten przestaje biec przez czas trwania tego postępowania, ale przestaje biec tylko w tym znaczeniu, że nie może upłynąć (zakończyć biegu) przed uprawomocnieniem się postanowienia sądu kończącego postępowanie, zaś po uprawomocnieniu się postanowienia sądu zezwalającego na złożenie oświadczenia przedstawiciel ustawowy powinien niezwłocznie złożyć to oświadczenie.

 Umowa spółki:

  • dane wspólników – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy (spółki kapitałowe), przedmiot wkładów (aport), ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki (kapitałowej);

Przedstawiciele Spółek (organy spółek kapitałowych):

  • Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  • REGON i NIP – jeśli nie wynikają z odpisu z KRS,
  • Ewentualne wskazanie adresu do doręczeń,
  • dane osób fizycznych reprezentujących osobę prawną – imiona, nazwisko, numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania,
  • Uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego lub statutu osoby prawnej (np. z umowy Spółki) wynika, że uchwała taka nie jest wymagana.

W dalszej kolejności zależnie od rodzaju dokonywanej czynności, wymagane są dalsze dokumenty i informacje, których rodzaj zostanie Państwu wskazany po skontaktowaniu się z Notariuszem.

Pozwoli to Państwu na uzyskanie wszelkich niezbędnych i konkretnych informacji dotyczących Państwa czynności notarialnej. Będą mogli wówczas ustalić termin spotkania oraz uzyskać informację na temat wysokości opłat.

Jednocześnie informujemy, że dokumenty, niezbędne do sporządzenia czynności notarialnej, powinny zostać przez Państwa dostarczone do Kancelarii Notarialnej przed umówionym terminem spotkania jest to podyktowane prawidłowością, sprawnością i bezpieczeństwem przy dokonaniu tejże czynności.

W przypadku niemożliwości osobistego dostarczenia ww. dokumentów mogą Państwo przesłać je za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, jednakże wówczas dokumenty te winny zostać przedłożone lub okazane w oryginale w dniu dokonywania czynności.